Project­management

Project­management

Onze projectmanagers vinden resultaat belangrijk, kennen de standaarden en methodes, maar zijn niet rigide in het toepassen daarvan. Vanzelfsprekend zijn ze allemaal gecertificeerd in minimaal één project- of programmamanagement methodiek (Prince2, IPMA of MSP).

Maar bovenal kenmerkt hun managementstijl zich in een mensgerichte down to earth aanpak.

Onze aanpak

Klik op één van de knoppen hieronder om meer te lezen over onze aanpak en de succesfactoren daarin.

Doelstellingen

Als eerste en belangrijkste stap zorgt de projectmanager dat er consensus is over de de reden en de doelstelling van het project is. Vaak worden doelstellingen in de beginfase niet concreet genoeg geformuleerd.

Stel, een uitgever wil de markt van kookboeken veroveren. Dit is als doelstelling nog erg algemeen en moet meer worden afgebakend. Bijvoorbeeld: 'Over drie jaar willen we vijf kookboeken op de markt hebben, elk over gerechten van een ander land'.

Het is beter een doelstelling scherp te formuleren en deze gedurende het project gezamenlijk iets bij te stellen, dan geen afgestemde duidelijkheid te hebben.

In de eerste fase maken we ook afspraken over de project randvoorwaarden zoals bijvoorbeeld de opleverdatum, het beschikbare budget en de beschikbare middelen en mensen, maar ook of de projectresultaten of uitvoering aan standaarden en richtlijnen moet voldoen.

Tot slot verkrijgen we duidelijkheid over de relatie en communicatie met het lijnmanagement. Immers, zonder medewerking van het lijnmanagement krijgt de project manager niets gedaan. De project manager legt alles vast in een projectaanpak en die wordt zijn opdrachtgever goedgekeurd.

Projectontwerp: het plan

Nu er consensus over de doelstelling en de middelen is, kan de project manager starten met het opstellen van het projectontwerp en daaruitvolgend het projectplan.

In de ontwerpfase komen onder andere de volgende zaken aan de orde:

  • Wat is de beste manier om alle verschillende activiteiten op elkaar af te stemmen?
  • Welke planningsafhankelijkheden zijn er met de omgeving; welke mijlpalen moeten er gedefinieerd en gehaald worden?
  • Welke kennis en kunde is wanneer nodig?
  • Wie moeten er in welke fase in de projectstuurgroep plaatsnemen?
  • Wat moeten we doen om de kwaliteit van de tussen- en eindproducten te garanderen?

Risico's

Een aparte, zeer belangrijke component, van de ontwerpfase is het identificeren van de projectrisico’s. Maar ook het onderkennen van kansen en hoe om te gaan met de situatie indien een kans zich voordoet is onderdeel van deze fase.

Risico's identificeren is een lastig spel. Welke risico's bewaak je wel en welke niet? Een vastomlijnd handboek is niet te geven, maar de ervaring van de projectmanager en de organisatie spelen hier een belangrijke rol.

Kernteam

Als de projectaanpak er aanleiding toe geeft (bijvoorbeeld als het een omvangrijk project is, met een relatief korte doorlooptijd) start er in deze fase ook al een kernteam met voorbereidende inhoudelijke werkzaamheden. Op die manier kan het project na goedkeuring van het projectplan meteen op volle snelheid aan de slag.

Opstarten van het project

Een goed begin is het halve werk!

Tijdens de opstartfase van het project is het cruciaal alle betrokken goed in te lichten over de doelstellingen en het plan. Iedereen hoort te weten wat er van hen verwacht wordt en belangrijker nog: iedereen moet er zin in hebben om zijn persoonlijke doel te bereiken. Dit commitment is de sleutel voor het succes van het project en succesvol projectmanagement betekent dus ook zoeken aar dat commitment.

In de opstartfase stellen we ook het projectteam samen. Er vinden indien nodig gesprekken met leveranciers en intake gesprekken met projectmedewerkers plaats. In bijna alle gevallen organiseren we formele en informele bijeenkomsten om het team in te lichten en te motiveren.

Plan vooruit. Stel bij de start van een project meteen vast wie erbij betrokken worden en in welke hoedanigheid. Neem van tevoren contact op met mensen en afdelingen om de communicatielijnen op te zetten. Wissel ideeën met mensen uit, zodat je ze van meet af aan aan boord krijgt.

Voortgangsbeheersing

De goede project startup heeft de kans op het succes van het project stevig vergroot, toch kan de projectmanager nu niet op zijn lauweren gaan rusten. Tijdens de uitvoering van het project heeft de projectmanager de leiding over de dagelijkse gang van zaken.

We zien toe op het behalen van de afgesproken mijlpalen en deadlines. "Planning" is een werkwoord en het is een zekerheid dat er grote en kleine problemen optreden. Een leverancier die niet op tijd levert, een teamlid dat ziek wordt of een tegenvaller in de verwachtte tijdsplanning. Onze projectmanagers moeten dus snel schakelen en hebben daarom een groot improvisatietalent.

Daarnaast informeren we ook de stakeholders correct en tijdig. Stelregel daarbij is dat zodra onze projectmanager denkt dat er een afwijking optreedt op een afgesproken controlemoment hij de opdrachtgever informeert. Op die manier kan zowel de organisatie als het projectteam tijdig inspelen op de veranderde situatie en waar mogelijk bijsturen.

Naast deze escalatiecontacten, overleggen we ook regulier met de opdrachtgever en met het lijnmanagement. Alle partijen moeten van elkaars beeld en acties op de hoogte blijven. Op die manier kan het project gestuurd worden naar het hogere doel en blijft het project ook de gewenste steun van zijn opdrachtgever en omgeving houden.

Projectevaluatie

Een project dat geëvalueerd wordt, vergroot de kans op succes van het volgende project.

Het project is beëindigd. De resultaten zijn behaald of het project is op tijd gestaakt en iedere betrokken gaat naar zijn volgende opdracht of opdrachtgever. Helaas is dit maar al te vaak de gewoonte.

Evalueren van het project is belangrijk, juist voor projecten die volgens het boekje zijn verlopen. De organisatie heeft heel veel geleerd en kennis opgedaan tijdens de uitvoering van het project. Het is zonde om juist die leerpunten niet te borgen en om de ingezette groei van uw medewerkers niet over te dragen aan de lijnorganisatie.

Aan het einde van ieder project organiseren we daarom één of meerdere evaluatiesessies. In deze sessies staat de vraag centraal hoe we de goede dingen vasthouden en de valkuilen in de toekomst kunnen vermijden.

Valkuilen

Ieder jaar investeren bedrijven wereldwijd miljarden in projecten die uiteindelijk geen enkel resultaat opleveren. Minstens 60 procent van de projecten mislukt. Onderzoek wijst uit dat projecten mislukken omdat cruciale issues niet expliciet zijn besproken.

De vijf meest voorkomende valkuilen zijn:

Is de planning gebaseerd op harde feiten?

In de meeste situaties is een planning niet gebaseerd op harde feiten. Deadlines, budgetten en middelen worden vaak vastgesteld onder politieke druk van stakeholders of erger nog: op basis van willekeurige inschattingen.

Vindt voortgangsbepaling en risicomanagement eerlijk plaats?

Heel vaak worden problemen en risico’s genegeerd of gebagatelliseerd en wordt de voortgang van het project te rooskleurig voorgesteld. Gevolg is dat het (project)management stuurt op drijfzand met alle nadelige gevolgen vandien.

Dragen alle teamleden hun steentje bij?

Vier van de vijf projectleiders heeft regelmatig te maken met teamleden die zich niet aan afspraken houden, zich onttrekken aan het teamproces of simpelweg niet competent genoeg zijn om de projectdoelstellingen te realiseren. Ook zijn projectleiders voor hun bemensing vaak afhankelijk van het lijnmanagement, die gezien hun andere prioriteiten meestal niet bereid zijn om de beste mensen af te staan voor het project.

Geeft de projectsponsor ondersteuning?

Wanneer je de opdrachtgever vraagt of hij het project ondersteunt zal hij altijd bevestigend antwoorden. Toch blijkt in de praktijk dat tweederde van de projectmanagers geen support van de opdrachtgever of het lijnmanagement op de momenten dat het nodig is.

Volgt de organisatie de in het project afgesproken processen?

Bijna alle projectmanagers hebben te maken met stakeholders en lijnmanagers die de formele besluitvormings-, plannings-, prioriterings- en uitvoeringsprocessen van het project omzeilen. Dat is een garantie op mislukking.

Interesse?

Neem contact met ons op en verneem hoe we u van dienst kunnen zijn.

Over Ratatosk.

Ratatosk maakt het verschil in de succesvolle afronding van de projecten van onze opdrachtgevers. Wij leveren diensten op het raakvlak van ICT en bedrijfsvoering.

Kenmerkend in onze dienstverlening is een communicatieve mensgerichte werkwijze, zonder daarbij de zakelijke aanpak tekort te doen.

Contact.

Ratatosk BV
Amersfoortseweg 23
7313 AC
Apeldoorn
Tel:
055-5347488
E-mail:
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Volg ons.

FacebookTwitterLinkedInRSS Feed